Работники перешли на удаленку: как оформить отношения в новом формате?

Минтруд в своих рекомендациях указывал на возможность временно перевести сотрудников на удаленный режим работы в период коронавируса (Письмо Минтруда России от 23.04.2020 № 14-2/10/П-3710). Однако работодателям стоит учитывать, что в Трудовом кодексе понятия «удаленная работа» нет. Это значит, что удаленный режим можно ввести только на время действия ограничений. Если по окончании эпидемии работник и работодатель решат продолжить работу в таком формате, им нужно будет оформить отношения в соответствии с требованиями ТК РФ.

Варианты для оформления «удаленки»

Трудовой кодекс предлагает два варианта оформления удаленной работы:

• дистанционная работа (гл. 49.1 ТК РФ),
• работа на дому (гл. 49 ТК РФ).

В большинстве случаев речь все же идет о дистанционной работе. Дело в том, что работа на дому всегда предполагает создание какой-то вещи. Поэтому далеко не всю работу вне офиса можно назвать надомной. А вот специфика дистанционной работы заключается в том, что работники выполняют свои трудовые функции вне места нахождения работодателя и взаимодействуют с работодателем, используя средства связи и интернет.

• • Работник пишет заявление на имя директора организации с просьбой перевести его на дистанционную работу. Если инициатива о переводе будет исходить от работодателя, порядок будет намного сложнее. В этом случае надо уведомить сотрудника об изменении условий труда минимум за два месяца (ст. 74 ТК РФ)
  • Работник и работодатель подписывают допсоглашение к трудовому договору
  • На основании подписанного допсоглашения работодатель издает приказ о переводе работника на дистанционную работу
  • Сведения о переводе на дистанционную работу работодатель фиксирует в личной карточке работника
  • В трудовую книжку сведения о дистанционной работе в можно не вносить, если стороны прямо договорились об этом (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ)

Допсоглашение о переводе на дистанционную работу

Если стороны решили продолжить отношения в формате дистанционной работы, условие об этом должно быть прямо прописано в трудовом договоре.

Внести изменения в трудовой договор можно, заключив допсоглашение в письменной форме (ст. 72 ТК РФ).

Возможен вариант обмена электронными документами, подписанными усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП). Но от бумажной волокиты это не избавит — работодатель все равно должен будет направить работнику бумажный экземпляр допсоглашения заказным письмом с уведомлением в течение трех дней после обмена электронными документами (ст. 312.2 ТК РФ).

На заметку

Те, кто отправил работников на удаленку в период карантина, могут рассчитывать на послабления в части оформления документов. Минтруд прямо разъяснил, что в этот период время изменения в части перехода на удаленный режим работы можно оформить путем обмена электронными образами документов – сканами или фото. Но после снятия ограничений их все равно придется оформить в установленном законом порядке (Письмо Минтруда России от 27.03.2020 № 14-4/10/П-2741).

Условия об увольнении по инициативе работодателя

В трудовом договоре с дистанционным работником можно и нужно прописать основания его расторжения по инициативе работодателя. Эти основания могут отличаться от предусмотренных ТК РФ (ст. 312.5 ТК РФ).

Такими основаниями могут быть:

• ответ на письмо или звонок руководителя позже оговоренного времени,
• недостижение работником определенных показателей,
• совершение нескольких ошибок,
• непредставление вовремя отчетов,
• неподготовка документов и др.

Важно прописать основания для расторжения подробно и непосредственно в соглашении сторон.

Практике известны примеры, когда ссылка в трудовом договоре с дистанционным работником на должностную инструкцию не позволила работодателю уволить его за невыполнение плановых показателей (Апелляционное определение Свердловского областного суда от 11.05.2017 по делу № 33-7310/2017).

В допсоглашении о дистанционной работе важно детально описать трудовую функцию — чтобы были понятны порядок и сроки представления работником отчетов о выполненной работе (ст. 312.2 ТК РФ).

Формулировать перечень оснований для увольнения по инициативе работодателя следует исходя из описания трудовой функции.

Режим работы

В трудовом договоре с дистанционным работником должен быть четко прописан режим рабочего времени и времени отдыха. Если об этом ничего не сказано, работник устанавливает этот режим по своему усмотрению (ст. 312.4 ТК РФ).

Рекомендуем проверить, есть ли в трудовом договоре положения о режиме работы, и, если необходимо, установить или уточнить режим в допсоглашении.

Расходы на оборудование и программное обеспечение

Еще работодателю важно определиться с тем, как он будет возмещать расходы, которые может понести дистанционный работник, выполняя свою трудовую функцию, — на оборудование, программное обеспечение, средства защиты информации (ст. 312.2 ТК РФ). Условие об этом необходимо включить в допсоглашение.

Сумму компенсации расходов можно включить в зарплату. Об этом следует прямо указать в соглашении с дистанционным работником.

Другой вариант – отдельная компенсация. Обычно порядок возмещения прописывается в локальном нормативном акте работодателя. На это также стоит указать в допсоглашении.

На заметку

Дистанционные работники, как и надомники, освобождают работодателя от большинства обязанностей по охране труда. Требуется лишь:

• • • ознакомить дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем;
    • обеспечить обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Однако это касается лишь тех, кто полностью работает дистанционно. Если работник посещает офис хотя бы изредка, обязанности работодателя по охране труда сохраняются в полном объеме.

Место работы и место заключения договора

ТК РФ относит место работы к обязательным условиям трудового договора (ст. 57 ТК РФ). При этом отличительной чертой дистанционной работы является выполнение трудовой функции вне места нахождения работодателя. В такой ситуации оптимальным вариантом будет прямо указать в допсоглашении, что работник выбирает место работы по своему усмотрению.

Если стороны заключают допсоглашение путем обмена электронными документами, местом его заключения будет место нахождения работодателя (ст. 312.1 ТК РФ).

Трудовая книжка

Если стороны договорились не вносить в трудовую книжку сведения о дистанционной работе, это необходимо зафиксировать в допсоглашении.

Взаимодействие с дистанционным работником

Допсоглашение о дистанционной работе в любом случае оформляется письменно. Даже если стороны обменялись электронными документами, работодатель все равно готовит письменный экземпляр и направляет его работнику по почте. А как быть с остальными документами?

Минтруд считает, что дистанционные работники должны знакомиться с локальными нормативными актами, приказами, уведомлениями, требованиями и иными документами работодателя исключительно путем обмена электронными документами, подписанными УКЭП (Письмо Минтруда России от 07.11.2019 № 14-2/В-913). Отправлять документы по почте, по мнению Минтруда, нельзя.

Позиция Минтруда не является нормативным правовым актом, но мы все же рекомендуем учитывать ее при взаимодействии с дистанционными работниками.