Переход на кадровый электронный документооборот: Президент подписал закон

Президент подписал закон о возможности оформлять кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге (Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации»). Причем последняя редакция значительно отличается от первоначальных версий. Например, в ней нет положений о том, что если от электронного взаимодействия отказалось менее 50% работников, то можно распространить электронный документооборот на всех сотрудников.

Какие документы можно будет оформлять в электронном виде?

Если работодатель решит перейти на электронный документооборот, то он сможет оформлять в электронном виде следующие документы:

• трудовые договоры,
• договоры о материальной ответственности,
• ученические договоры,
• договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы,
• приказы о дисциплинарном взыскании,
• уведомления об изменении условий трудового договора.

По-прежнему в бумажном виде нужно будет оформлять приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда. Также положения об электронном обороте не распространяются на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).

Как ввести электронный оборот в отделе кадров?

Этап № 1. Нужно принять отдельный локальный акт.

В нем нужно указать:

• информационную систему, с помощью которой работодатель будет вести электронный документооборот;
• порядок доступа к этой информационной системе;
• перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых установлен электронный документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на электронный документооборот, а также дату введения электронного документооборота и т.д.

Если в компании есть профсоюз, то потребуется его мотивированное мнение на принятие такого локального акта (ст. 22.2 ТК РФ).

Этап № 2. Работодатель уведомляет каждого работника о переходе на электронный документооборот и праве дать согласие.  

Если работник откажется или проигнорирует уведомление, то с ним электронный документооборот не получится вести. Придется оформлять документы в бумажном виде, как раньше.

Если работник принят на работу после 31.12.2021 и он до этого нигде не работал, то согласие на переход на электронное взаимодействие получать не нужно.

На заметку

Работодатель вправе распространить порядок электронного взаимодействия на дистанционных работников (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Какие информационные системы можно использовать?

Электронные документы можно оформлять с помощью:

• информационной системы работодателя,
• цифровой платформы «Работа в России» или
• обеих информационных систем (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Какой электронной подписью нужно будет подписывать кадровые документы?

Это зависит о того, кто — работодатель или работник — и какие документы подписывает (ст. 22.3 ТК РФ).

Работодатель должен подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) следующие документы:

• трудовые договоры;
• договоры о материальной ответственности;
• договоры на получение образования, ученические договоры;
• приказы о применении дисциплинарного взыскания;
• уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Работник может подписывать УКЭП или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП):

• трудовой договор;
• договор о материальной ответственности;
• ученический договор, договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• согласие на перевод,
• заявление об увольнении,
• отзыв заявления об увольнении.

Также работник с помощью УКЭП и УНЭП может знакомиться с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом о применении дисциплинарного взыскания.

На заметку

Вводится два вида УНЭП: одна – неквалифированная подпись, которую можно получить самостоятельно, вторая – которую можно получить с использованием инфраструктуры электронного правительства (то есть на Госуслугах). Возможность получить второй вид подписи появится только осенью 2022 года.

Для подписания других кадровых документов работодатель может использовать УКЭП или УНЭП, а работник эти же подписи и еще простую электронную подпись (ПЭП).

Оплатить электронную подпись работника придется работодателю (если у него ее нет).

Смогут ли работники получать копии в бумажном виде?

Да. Даже если работник согласился перейти на электронное взаимодействие, он сможет получить копию электронного документа в бумажном или электронном виде. А если работник не дал согласие, то тем более он вправе требовать копии документов в бумажном виде (ч. 9 ст. 22.21 ТК РФ).

Что изменилось в связи с пандемией коронавируса?

Даже если работодатель не ввел электронный документооборот, то в некоторых случаях он сможет на основании локального акта временно обмениваться документами, в том числе связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (скана) с последующим представлением на бумажном носителе. Это возможно в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части (ч. 13 ст. 22.23 ТК РФ).

Это правда, что можно больше не оформлять приказ о приеме на работу?

Да, теперь у работодателя нет такой обязанности. В ТК РФ указали, что прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель по-прежнему вправе оформлять приказ о приеме на работу, но также он может это и не делать (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Это касается только приема на работу после 22 ноября 2021 года.

Когда вступают в силу изменения?

Они вступили в силу 22 ноября 2021 года. Если работодатель участвовал в эксперименте по вводу кадрового электронного документооборота и принял решение продолжать, то он должен перейти на него до 01.07.2022.

Автор: Дарья Бондарчук