Работа с самозанятыми: как исключить налоговые риски и штрафы?

Рассказывает:

Александр Чочиев,

ведущий налоговый юрист юридической фирмы «Гин и партнеры»

Сотрудничество с самозанятым позволяет существенно экономить на налогах и страховых взносах. Так, при заключении трудового договора или гражданско-правового договора с физлицом нужно платить 13% НДФЛ и страховые взносы. А при работе с самозанятым не нужно платить ни НДФЛ, ни взносы. Самозанятый сам уплачивает налог на профессиональный доход – по ставке 6% при работе с юрлицом и 4% при работе c физлицом.

Однако если налоговикам удается доказать, что отношения с самозанятым фактически являются трудовыми, они могут доначислить взносы и 13% НДФЛ, как если бы самозанятый работал по трудовому договору. И это еще не все риски.

В каких случаях налоговики признают отношения с самозанятыми трудовыми?

Чтобы доказать, что договор с самозанятым фактически прикрывает трудовые отношения, налоговики тщательно анализируют:

• условия такого договора,
• фактические отношения сторон, изучая кадровые и организационные документы компании,
• показания свидетелей (как самого самозанятого, так и штатных сотрудников компании).

В Письме от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674 ФНС подробно разъяснила, какие признаки свидетельствуют о том, что отношения с самозанятым на самом деле являются трудовыми. Собственно, на них и стоит ориентироваться при составлении договора с самозанятым.

Признаки трудовых отношений:

• в предмете договора сформулирована трудовая функция: выполнение работником лично работ определенного рода, а не разового задания заказчика;
• в договоре не указан конкретный объем работ: это свидетельствует о том, что значение для сторон имеет сам процесс труда, а не достигнутый результат;
• договором установлена ежемесячная в определенной сумме оплата труда, которая не меняется в течение календарного года, то есть размер вознаграждения самозанятого не привязан к объему выполненной работы;
• размер вознаграждения формируется за фактически отработанные дни;
• трудовой договор предусматривает подчинение самозанятого внутреннему трудовому распорядку организации;
• договоры носят не разовый, а систематический характер и заключаются на год или до окончания календарного года;
• организация обеспечивает самозанятого условиями труда;
• договор предусматривает обязанность регистрации физического лица в качестве самозанятого;
• инфраструктурная зависимость — работы осуществляются материалами, инструментами, оборудованием и на территории организации;
• централизованное предоставление всеми работающими в организации самозанятыми отчетности в налоговый орган по телекоммуникационным каналам в один период либо по доверенности сотрудниками организации;
• данные самозанятого фигурируют в кадровых документах и документах по охране труда (графики работы (сменности), графики отпусков, документы о направлении работника в командировку, возложении на него обязанностей по обеспечению пожарной безопасности, договор о полной материальной ответственности работника, журналы регистрации и проведения инструктажа на рабочем месте, удостоверения о проверке знания требований охраны труда, направление работника на медицинский осмотр, акт медицинского осмотра работника, карта специальной оценки условий труда и др.).

Еще могут использоваться признаки трудовых отношений, указанные в Постановлении Пленума ВС от 29.05.2018 № 15.

На практике налоговики для выявления незаконных схем с участием самозанятых используют и другие критерии, в частности, касающиеся реальности операций. С большой степенью вероятности отношения с самозанятым привлекут внимание налоговой инспекции, если:

• самозанятый работает с единственным заказчиком (покупателем) его работ, услуг или товаров;
• самозанятый не может подтвердить, что обладает ресурсами, необходимыми для выполнения работ (оказания услуг) или изготовления товаров, реализуемых по договору, например, при оказании услуг – необходимым образованием, знаниями, квалификацией; при выполнении работ или изготовлении товаров – инструментами, оборудованием, производственными помещениями, площадями для хранения материалов и готовой продукции и т.п.;
• у самозанятого отсутствуют расходы на сырье (материалы), необходимые для выполнения работ или производства товаров, предусмотренных договором.

Наибольшие риски для организаций возникают, когда имеется совокупность перечисленных факторов.

Что грозит компании, если отношения с самозанятыми переквалифицируют в трудовые?

В случае такой переквалификации налоговики доначислят НДФЛ и страховые взносы таким образом, как если бы самозанятый являлся обычным сотрудником, а также начислят пени и штраф на эти недоплаченные суммы. Штраф может составить до 40% от неуплаченной суммы (п. 1, 3 ст. 122 НК).

Также компании может грозить административная ответственность:

• за заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем. Штраф для компании от 50 000 до 100 000 рублей, для ИП – от 5 000 до 10 000 рублей, а для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП);
• за непредставление расчета по страховым взносам. Штраф – 5% неуплаченной суммы страховых взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки (ст. 119 НК);
• за несдачу отчетности по форме 6-НДФЛ. Штраф – 1000 рублей за каждый полный или неполный месяц (п. 1.2 ст. 126 НК).

Еще один момент: если компания на спецрежиме (например, УСН) и у нее в штате числится уже максимальное количество сотрудников для этого режима, то переквалификация гражданско-правового договора в трудовой может привести к потере спецрежима и, соответственно, увеличению суммы налогов.

Сомнительное, по мнению налоговой инспекции, сотрудничество компании с самозанятыми приводит и к другим негативным последствиям. Если даже налоговики не инициируют по этому поводу налоговую проверку, нельзя исключать рисков вызова на различные комиссии, где компании могут предложить «добровольно» уточнить свои налоговые обязательства и доплатить налоги с выплат в адрес самозанятых.

Как подстраховаться при заключении договора с самозанятым, чтобы не было проблем с налоговиками?

Чтобы избежать рисков переквалификации договора с самозанятым в трудовой договор, следует:

• запросить у самозанятого официальную справку, подтверждающую его регистрацию в качестве плательщика НПД. Самозанятый может получить ее в электронном виде в мобильном приложении «Мой налог» и веб-кабинете на сайте ФНС. Также статус самозанятого на конкретную дату можно проверить с помощью бесплатного сервиса ФНС;
• при перечислении платежа в адрес самозанятого получить от него специальный чек, оформленный в соответствии со ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ. Самозанятый может направить такой чек компании-заказчику на бумажном носителе или в электронной форме (на телефонный номер или адрес электронной почты).
• проверить чек от самозанятого (наименование услуги, ИНН, название компании, сумму платежа), поскольку из-за ошибки впоследствии могут возникнуть проблемы с тем, что налоговики не засчитают эту сумму в расходы.

Также важно проверить, чтобы:

• в договоре не было признаков, которые свидетельствуют о наличии трудовых отношений (см. признаки выше);
• предмет договора не относился к видам деятельности, которыми нельзя заниматься самозанятым;
• договор был заключен с самозанятым, который не был работником компании менее 2 лет назад. Об этом указано в п. 2 ст. 4 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ;
• не было других документов, подтверждающих трудовые отношения, то есть чтобы фамилия самозанятого не фигурировала в графике отпусков, журналах по охране труда и т.д.

Какие условия желательно включить в договор с самозанятым, чтобы подстраховаться от налоговых рисков и штрафов?

Укажите в договоре, что исполнитель обязан:

• в течение определенного срока (например, в течение 3 календарных дней) сообщать заказчику об утрате статуса самозанятого;
• в сроки, предусмотренные Федеральным законом от 27.11.2018 № 422-ФЗ, отправлять заказчику чек на определенную электронную почту или номер телефона;
• заплатить штраф, если он не отправит заказчику чек в срок, предусмотренный договором.