С 1 января 2021 года вступили в силу поправки в Трудовой кодекс, которые добавили ясности в правовое регулирование удаленной работы. Теперь понятия «дистанционная» и «удаленная» работа стали синонимами, удаленку можно комбинировать с посещением работодателя и абсолютно все кадровые документы можно оформить, вообще не встречаясь с работниками. Что учесть организациям, у которых уже есть или планируются удаленные форматы работы?
Рассказывает:
Юлия Шмагина,
старший юрист компании BVDM Tax & Legal
Что такое дистанционная работа?
- Работник выполняет трудовые функции удаленно — вне места нахождения работодателя или иного места, находящегося под контролем работодателя;
- Для выполнения трудовой функции и взаимодействия с работодателем работник использует интернет или иные средства связи.
Если оба этих условия выполняются, отношения между работником и работодателем будут регулироваться гл. 49.1 ТК РФ о дистанционной работе (ст. 312.1 ТК РФ).
Теперь работники могут выполнять свои трудовые функции дистанционно в нескольких форматах:
- на постоянной основе в течение всего срока действия трудового договора. ТК РФ допускал такой формат и до внесения изменений;
- временно, в течение срока, определенного трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору, но в пределах 6 месяцев;
- периодически, при условии чередования периодов дистанционной работы и периодов работы на стационарном рабочем месте.
Какие есть виды дистанционной работы?
- постоянная
- срочная до 6 месяцев
- смешанная: периодически в офисе, периодически удаленно, периодичность определяет компания по своему усмотрению
- временный перевод на дистанционную работу по инициативе работодателя без согласия работника в исключительных случаях (ст. 312.9 ТК РФ)*
*В случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, а также в случае принятия соответствующего решения государственными или муниципальными органами.
Какие документы нужны для оформления дистанционных работников?
Обязательный документ:
- трудовой договор о дистанционной работе, или
- дополнительное соглашение к трудовому договору о дистанционной работе.
Дополнительный документ:
- заявление работника о переходе на смешанный режим, или
- заявление работника о переходе на постоянную удаленную работу (без посещения офиса).
Эти заявления не нужно получать при трудоустройстве нового работника — с ним можно сразу заключить договор о дистанционной работе. Их желательно получить от уже работающих (штатных) сотрудников до заключения допсоглашения об удаленной работе или одновременно с ним.
Заявления необязательны, но они помогут работодателю в случае спора, поскольку подтвердят предварительное согласие работника на удаленную работу. В случае конфликта работник не сможет доказать в суде, что его специально перевели на дистанционную работу под принуждением работодателя, например, чтобы потом уволить или снизить зарплату и норму выработки.
Документы работодателя:
- отдельный локальный акт об удаленной работе;
В локальный акт об удаленной работе рекомендуем включить следующие разделы:
- Основные понятия и принципы дистанционной работы в компании;
- Особенности заключения трудового договора об удаленной работе или допсоглашения к трудовому договору;
- Порядок электронного взаимодействия сторон (перечислить конкретные системы электронного документооборота, порядок работы с ними);
- Порядок и сроки передачи отчетов и результатов работы;
- Порядок и сроки реагирования на запросы работодателя;
- Порядок использования оборудования для удаленной работы и компенсации расходов;
- Дополнительные основания прекращения трудового договора с дистанционными работниками;
- Порядок временного перевода на дистанционную работу по инициативе работодателя без согласия работников в исключительных случаях (ст. 312.9 ТК РФ) и пр.
- приказ о переводе отделов или работников согласно штатному расписанию на удаленную работу;
- график удаленной работы, с которым можно ознакомить работников через систему электронного документооборота и который можно было бы менять по усмотрению работодателя. На него нужно сделать ссылку в трудовом договоре или допсоглашении о дистанционной работе.
Обратите внимание: график лучше сделать отдельным документом и утверждать через приказ, а не делать приложением к локальному акту или дополнительному соглашению (чтобы не получать согласие работников на его изменение, а просто ознакомить их в уведомительном порядке).
При переводе на дистанционную работу в исключительных случаях (ст. 312.9 ТК РФ) согласие работника можно не получать и дополнительное соглашение с ним не заключать. Достаточно будет приказа с указанием списка работников, обстоятельств перевода, срока перевода и др.
Изменения, на которые нужно обратить внимание работодателям:
Теперь весь документооборот с работниками может быть электронным. Работодатель может знакомить удаленных работников с правилами внутреннего распорядка, локальными актами, обмениваться любыми документами в электронном виде. В локальном акте нужно подробно расписать порядок такого документооборота: какой сервис используется, с какой периодичностью работник должен проверять уведомления, сколько времени у него есть на ответ и др. (ст. 312.3 ТК РФ).
Также можно оформить отношения с удаленным работником без личной встречи – путем обмена электронными документами. Для этого потребуется усиленная электронная подпись – квалифицированная для работодателя и неквалифицированная для работника.
Речь идет о:
- заключении электронного трудового договора об удаленной работе (или дополнительных соглашений к договору),
- заключении договоров о материальной ответственности, и
- их изменении и расторжении.
Рекомендация работодателю: по возможности дублируйте электронные документы, которыми оформляете отношения с работником, в бумажном виде.
Режим рабочего времени нужно четко зафиксировать. Иначе дистанционный работник может установить режим рабочего времени по своему усмотрению (ст. 312.4 ТК РФ).
Нужно определиться с оборудованием для работы удаленного сотрудника. Компания должна решить, будет она предоставлять оборудование для удаленной работы или возмещать работнику его стоимость. Удаленные работники могут использовать свое или арендованное оборудование и получать за это компенсацию от работодателя (ст. 312.6 ТК РФ).
Требование о компенсации установлено как обязанность работодателя. Однако формулировка «с согласия или ведома работодателя» позволяет сделать вывод, что окончательное решение, чье оборудование будет использовать работник, принимает работодатель. Однако закон новый и практика его применения только будет нарабатываться в ближайший год. Не исключено, что суды признают за работниками право требовать компенсацию, если они без согласования с работодателем начнут пользоваться собственным оборудованием. Например, если рабочий компьютер сломается и будет некоторое время находиться в ремонте.
Рекомендация: включите в трудовой договор с работником или в допсоглашение об удаленной работе следующее положение:
«Работник обязан использовать при выполнении им своей трудовой функции дистанционно исключительно оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, предоставленные или рекомендованные работодателем».
Нельзя снижать зарплату работникам, которые переходят на удаленку. Кроме того, нельзя платить удаленным работникам меньше, чем работникам на такой же должности, которые работают в месте нахождения работодателя (ст. 312.5 ТК РФ).
Изменились основания для увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя. Во-первых, больше нельзя уволить удаленного работника по основаниям, не предусмотренным ТК РФ, но предусмотренным трудовым договором (это допускала ст. 312.5 ТК РФ в ранее действовавшей редакции).
Во-вторых, в ТК РФ включили два дополнительных основания для увольнения дистанционных работников:
- если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции, более 2-х рабочих дней подряд со дня поступления запроса работодателя (если стороны не согласовали более длительный срок);
- если работник изменил местность выполнения трудовой функции и не может работать на прежних условиях. Например, если работодателю придется платить ему районный коэффициент (ст. 316 ТК РФ) или работник сменит часовой пояс и не сможет работать по установленному графику.
Статьи по теме
23 позиции ВС РФ из обзора практики по увольнениям
Президиум ВС РФ утвердил 09.12.2020 обзор судебной практики об увольнениях. Документ получился огромный – на 85 листов. В нем 23...
Закон об удаленной работе. Как оформлять дистанционных работников с 2021 года?
Работодатели смогут временно переводить сотрудников на удаленку без их согласия. Электронный документооборот с дистанционными работниками станет проще. В трудовой договор...
Загрузка ...