Договоры с умной структурой: как организовать работу, если сложно заключать договоры с каждым контрагентом?

Рассказывает:

Анна Крыжановская,

руководитель группы договорной работы Авито, преподаватель Школы юридического менеджмента Алексея Никифорова, соорганизатор митапов Moscow Legal Hackers

Многие крупные компании сталкиваются с проблемой, когда невозможно заключать договоры с каждым контрагентом, но и вариант с одной публичной офертой для всех не подходит. В этом случае можно выстроить договорную работу путем создания договоров с умной структурой, то есть документов, которые состоят из:

• общих условий, к которым присоединяются все контрагенты, а также
• особых условий, которые могут меняться в зависимости от контрагента и вида договора.

Шаблонизировать таким способом стоит те договоры, которые компания чаще всего заключает и в отношении которых происходит длительное согласование.

Анализ договоров

Для начала нужно собрать все договоры и относящиеся к ним документы за активный период согласования договоров. В качестве периода проверки лучше взять высокий сезон в компании.

Для более качественного анализа можно добавить в перечень сложные договоры, которые проходили согласование долго или были затруднительными.

Что анализируем:

• виды договоров за период и их количество,
• как часто используются шаблоны компании,
• какие условия являются обязательными для включения в договор,
• какие условия могут быть исключениями из правил,
• какие аргументы компания использует, чтобы убедить контрагента.

Шаблоны с умной структурой

По результатам анализа можно выделить формулировки, которые относятся ко всем договорам, и те, которые не относятся ко всем. На основании этого структура шаблона документа может состоять из:

• общих условий, и
• особых условий в зависимости от предмета, контрагента и иных обстоятельств.

Общие формулировки. Общие формулировки для всех договоров могут зависеть от требований законодательства, правоприменительной практики и от подходов внутри компании. Например, компания может устанавливать поэтапную приемку для сложных товаров или требовать от рекламораспространителей учитывать рекламные материалы самостоятельно в реестрах рекламных данных.

Общие формулировки можно вынести в отдельный документ, обязательный для всех контрагентов. Это могут быть требования к поставщикам, кодекс этики или общие условия (в форме отдельного документа или в форме оферты на сайте компании). Такой документ можно включать как приложение (часть) к подписываемому с поставщиком документу.

Обязательные формулировки для шаблонов конкретного вида тоже могут лечь в основу требований к договорам конкретного вида в форме политик или обязательных для применения условий.

Изменяемые формулировки. Обязательные для применения формулировки важно отделять от тех, которые можно менять. Это условия, в которые компания допускает внесение правок или которые на практике часто подвергаются изменениям, например, пункты с предметом и коммерческими условиями договора.

Для формулировок, которые можно изменить, важно зафиксировать условия и способы, как это делать и в каких случаях. Например, договор может устанавливать предоплату и содержать условие о порядке предоплаты, которое применяется, если стороны так договорились в приложении.

Умная структура повторяющихся договоров. Помимо общих для всех договоров требований можно выделить требования к повторяющимся договорам. Если условия договоров поставки, услуг и др. перетекают из одного в другой, то есть смысл создать обязательные условия для договора с конкретным предметом или типом условий.

Тогда документ может состоять из обязательных условий для всех договоров и специальных условий, которые могут применяться в зависимости от предмета сотрудничества.

Обязательные требования править нельзя. Или почти нельзя.

Скорее всего, специальные условия можно объединить в более крупные блоки под предмет договора и под требования компании по определенному вопросу, например, к персональным данным, к рекламным материалам, к антикоррупционным требованиям и налоговым вопросам.

Чтобы такие условия вписывались в соглашение сторон по смыслу, их можно зафиксировать в качестве дополнения или приложения к договору.

Таким образом, структура документа может состоять из общих условий, условий для предмета договора и особых условий в зависимости от предмета, контрагента или иных условий.

Внесение правок контрагентами

Объединение правок в едином документе. Формулировки договора должны явным образом устанавливать правила работы с ними: какие из них являются императивными правилами, а какие можно изменить. Для таких формулировок и для соглашения в целом важно прописывать четкое правило, как вносить правки.

Чтобы не раздражать юристов контрагентов, используем принцип мягких формулировок:

• есть стандартное правило, по нему работаем так-то,
• стороны могут его конкретизировать или договориться по-иному в приложении, спецификации или ином отдельном документе.

К умной структуре добавляется документ, с помощью которого можно изменить соглашение или конкретизировать формулировки. В этом же документе стороны могут фиксировать коммерческие условия договора.

Таким образом, мы позволяем юристам контрагента спокойно вносить правки в соглашение без ограничений (почти), а самой компании — ускорить проверку внесенных правок через проверку одного документа, а не всех условий по телу соглашения.

Читайте также:

Как создать автоматически заполняемый шаблон договора в Word? Подробная инструкция

Общее – специальное. С умной многоступенчатой структурой условий договор должен содержать прямое указание на то, какие условия являются общими для всех, а какие — частными, уточняющими условия для конкретного вида договора.

Например, общие условия могут устанавливать стандартный порядок расторжения договоров. Если для каких-то договоров порядок отличается, то нужно прямо сказать об этом в специальных условиях для конкретного вида договора.

Описание структуры договора. Многоступенчатая структура с разделенными общими и специальными условиями может смущать некоторых экспертов. Чтобы возникало меньше вопросов, почему документ имеет составной характер, можно сказать об этом прямо в соглашении.

Как убедить контрагентов работать с таким договором

Итак, мы сделали шаблоны с умной структурой и возможностью вносить правки. Существует несколько способов, которые помогут убедить контрагентов использовать шаблон договора компании в таком виде.

Размещение договора на лендинге в форме оферты. Размещение в публичном пространстве – это подтверждение того, что компания сотрудничает на одинаковых условиях со всеми контрагентами.

Присоединиться к оферте можно через любой допустимый по ГК механизм. Например, через подписание сторонами соглашения о присоединении к условиям через форму на сайте или на бумаге.

Минусы: контрагенты не всегда готовы сотрудничать на условиях на сайте под страхом того, что компания может изменить условия в любом момент.

Решение: нужно зафиксировать в оферте, какие условия применяются к контрагенту и как эти условия можно изменить.

По условиям ГК одна сторона не может изменить условия договора без согласия другой стороны (п. 1 ст. 450 ГК). Значит, условия оферты могут применяться к стороне только в той редакции, с которой она согласилась.

Если компания решит поменять условия, то оферта должна фиксировать, как другая сторона соглашается с измененными условиями. Чем явнее согласие — тем лучше. Например, такое согласие может содержаться в новом приложении или спецификации к договору, которые стороны подписывают.

Чтобы убедить контрагентов, что компания не меняет документы в одностороннем порядке, важно:

• аргументировать ответы ссылками на ГК (ст. 450 ГК),
• сохранять версии оферты с датами, когда версия вступила в силу и указывать даты применимых оферт в форме о присоединении.

За счет сохранения версионности контрагенты будут понимать, с какой версией они соглашались при заключении соглашения с компанией.

Кому не подойдет: такой способ присоединения может не подходить для договоров со сложной механикой, которая содержит много конфиденциальной информации (структура компании, порядок работы и др.).

Направление «залоченной» формы договора без возможности внесения правок. Например, компания через настройки программы для создания документа блокирует весь документ. В настройках можно зафиксировать области, в которые разрешается вносить данные или менять формулировки. Контрагенту останется только заполнить недостающую информацию и подписать документ.

Механизм присоединения и внесения правок аналогичен порядку работы на условиях оферты.

Направление залоченной формы контрагенту с возможностью внести правки через отдельный документ — это альтернативный способ заключения договора для тех контрагентов, которые боятся присоединиться к условиям оферты на сайте.

Если контрагент отказывается от присоединения к условиям на сайте, всегда можно предложить подписать договор на тех же условиях, но на бумаге.

Минус: контрагентов может быть сложно убедить, что залоченные условия применяются ко всем контрагентам.

Светофор или Playbook

При анализе документов можно увидеть не только повторяющиеся формулировки договоров, но и другую ценную информацию: правки контрагентов, комментарии компании к ним, вариации формулировок.

Их можно объединить в светофор или Playbook. Такие светофоры часто используют на практике зарубежных компаний консультанты или альтернативные провайдеры юридических услуг по структуре:

• формулировка или правило,
• возможно или нет их изменить,
• обоснование, почему невозможно изменить, или вариации,
• комментарий для контрагента со ссылками на практику, политику компании или на иное обоснование.

Хранение формулировок и ответов на правки контрагентов

Место для хранения вариантов формулировок и ответов на комментарии должно быть удобным для пользователей.

Кажется, что самый простой способ для хранения формулировок и их выбора для контрагента — это конструктор. Но это не совсем так, учитывая, что конструктор — дорогое удовольствие, эффективность которого надо подтвердить бизнесу.

Варианты упрощения пути зависят от количества договоров и их видов.

Для нескольких повторяющихся договоров нужны шаблоны, а не конструктор. Если шаблонов 1-5, а видов правок к ним 5-10, то можно обойтись шаблонами договоров с умной структурой и светофором в виде таблицы в открытом доступе.

Если шаблонов много и правки касаются большого количества пунктов, то светофор должен находиться в инструменте, который юрист использует для согласования договора. Для таких случаев используют сервисы с редактором документа и библиотекой положений. Такие сервисы есть у Simplawyer и DocZilla.

Совсем новым веянием является внедрение AI инструментов, которые можно обучить анализировать документы и внедрять комментарии и правки по заложенным компанией правилам автоматизированно.